Jedna od najjednostavnijih AI automatizacija koje koristim, a koju bih preporučila svakome, je tjedni sažetak mailova. Svaki ponedjeljak dobijete mail ili notifikaciju s popisom zadataka, rokova i mailova koji čekaju vaš odgovor. Evo kako ga postaviti 👇
Korak 1: Spojite mail s vašim AI alatom
U ChatGPT-u pod Aplikacije ili u Claudeu pod Customize → Connectors spojite Gmail ili Outlook. Ako konektore još niste koristili, više o njima pročitajte u postu o konektorima.
Korak 2: Zalijepite ovo u prvi prompt
Ja sam [uloga] u [tvrtka/industrija]. Radim na [projekti ili klijenti]. Pregledaj moj email zadnjih 7 dana, uključujući poslane mailove, i napravi pregled za sljedeći tjedan: 1. Zadaci koje moram riješiti prve i zašto 2. Mailovi na koje nisam odgovorila, a netko čeka moj odgovor ili odluku 3. Sve što moram napraviti ili organizirati, uključujući ono na što sam se obvezala u poslanim mailovima 4. Na koje mailove nisam dobila odgovor, i kada ih podsjetiti Za svaku stavku navedi projekt, rok i link na izvorni mail. Izraze poput „kraj tjedna" ili „sljedeći utorak" pretvori u konkretan datum. Ako rok ne postoji, napiši „bez roka" i ne izmišljaj ga. Označi zadatke kojima je rok već prošao. Ignoriraj newslettere, automatske odgovore (out of office) i obavijesti alata. Dugačke threadove otvori do kraja, nemoj zaključivati samo iz prvih poruka.
Korak 3: Doradite format (opcionalno)
Prva verzija može, ali ne mora biti dobra. Možda vam se ne sviđa struktura, možda je previše detaljno, možda nije dovoljno detaljno. Dajte feedback dok ne dobijete format koji vam se sviđa. Na kraju testirajte kako će izgledati u mailu:
Pošalji mi mail s ovim pregledom u formatu koji predlažeš.
💡 Meni je najpraktičnije pregled imati na mailu. Ako koristite službeni račun, admini znaju onemogućiti slanje mailova kroz AI alate. Umjesto toga predlažem da uključite obavijesti nakon što uključite scheduled task u koraku 4. Nekima to čak i više odgovara.
Korak 4: Napravite scheduled task
Kad ste zadovoljni outputom, napišite:
Pretvori ovo u scheduled task svaki ponedjeljak u 9:00, koji šalje mail samo meni, s naslovom „Tjedni pregled | [datumi tjedna]". U uputu zadatka detaljno zapiši format: sekcije, redoslijed i što ide u svaku.
Obrišite dio sa slanjem maila ako nemate tu opciju.
I to je to, od sad vas svaki ponedjeljak u inboxu čeka plan za cijeli tjedan 🙌
Koliko god bilo tempting, ovaj sažetak nije zamjena za čitanje mailova 😅 Služi da vidite što vas čeka, a ne da preskočite inbox. Imajte na umu da AI čita tekst mailova i popis privitaka, ali ne nužno i sadržaj PDF-ova, tablica i drugih priloga, pa važne detalje uvijek provjerite u originalnom mailu.
Ponedjeljke (još) ne možemo ukinuti, ali nadam se da će vam s ovim bar malo brže proći 🤗