Kako uz AI voditi projekt u jednom folderu: vodič za Claude Cowork i ChatGPT Work

Većina nas projekte vodi u pet alata i jednoj glavi 🙈 Bilješke u Google Docsu, odluke u mailovima, prezentacija klijenta u Downloads folderu, status u Google Sheetsu koji nije ažuriran bar dva tjedna, a jedina osoba koja zna kako je sve povezano ste vi.

U ovom vodiču dijelim kako projekt organizirati uz Claude Cowork ili ChatGPT Work, bez koda, tako da odluke, dokumenti i status budu na jednom mjestu i uvijek ažurni. Postavka radi za interne projekte i za projekte s klijentima.

Zašto lokalni folder, a ne običan projekt

Obični projekti u Claudeu i ChatGPT-u su odlični za stalni kontekst: upute postavite jednom i svaki novi chat ih zna. Zapnu kad želite da AI nešto i zapiše. Datoteke koje ručno dodate u projekt AI može čitati, ali ih ne može mijenjati.

U Claude Coworku i ChatGPT Worku AI dobije pristup folderu na vašem računalu i dokumentima u njemu, pa može preuzeti upravljanje dokumentacijom. Na primjer, klijent pošalje novu verziju briefa, AI je usporedi s prethodnom, upiše što se promijenilo u otvorena pitanja i pripremi otvorena pitanja za klijenta.

Dokumenti pritom ostaju na vašem disku. Svaki možete u bilo kojem trenutku otvoriti i ispraviti sami, a ako sutra promijenite alat, folder ostaje s vama.

Korak 1: Napravite folder i dodajte što već imate

Napravite novi folder za projekt i u njega kopirajte osnovnu dokumentaciju: brief, strateške dokumente, plan, prezentacije, dosadašnje bilješke sa sastanaka. Ne morate ih slagati po podfolderima, to će AI napraviti u koraku 4.

Dvije stvari se isplati napraviti odmah:

• Jedan folder po projektu. Ako više projekata stavite u isti folder, konteksti se miješaju i AI počne povezivati stvari koje nemaju veze.
• Ne ubacujte sve što imate. Stari draftovi, pet verzija iste prezentacije i dokumenti koji s projektom nemaju veze samo otežavaju AI-u da nađe ono bitno. Relevantno je bolje od potpunog.

Korak 2: Napišite upute projekta

Upute ne trebaju biti duge. Dovoljno je da sadrže:

• što je projekt i koji su mu ciljevi
• je li projekt interni ili za klijenta, i tko su ključni ljudi
• koja je vaša uloga i tko donosi odluke
• kako AI treba voditi dokumentaciju (odluke, otvorena pitanja, draftovi)
• pravila koja ga čuvaju od grešaka

Evo predloška koji možete prilagoditi:

# Projekt

[Naziv projekta]. [Jedna do dvije rečenice: što radimo i zašto.]
Projekt je [interni / za klijenta X]. Planirani završetak: [datum].

# Ciljevi

- [cilj 1]
- [cilj 2]

# Ljudi i uloge

Ja sam [uloga] i odgovorna sam za [...].
Odluke donosi [osoba ili tim]. Ključni ljudi: [ime, uloga].

# Kako mi pomažeš

- Nakon svakog zadatka ažuriraj odluke i otvorena pitanja
- Svaka odluka ima datum, opis, tko je odlučio i izvor (naziv datoteke)
- Kad se otvoreno pitanje riješi, prebaci ga u odluke i navedi izvor
- Draftove i nove dokumente spremaj kao nove datoteke s datumom u nazivu

# Pravila

- Dokumente koje sam dodala ili dobila od drugih samo čitaš, nikad ih ne mijenjaš
- Odluku upisuj samo ako u izvoru jasno piše da je donesena. Ako je samo predložena, ide u otvorena pitanja
- Sve što nije potvrđeno označi [NIJE POTVRĐENO] i pitaj me
- Prije brisanja, premještanja ili preimenovanja bilo koje datoteke pitaj me

Pravilo „odluku upisuj samo ako jasno piše da je donesena" mi je najvažnije. Bez njega model rado pretvori „Ivana je predložila" u „dogovoreno je".

Pro tip: neka upute napiše AI 💡

Upute ne morate pisati sami. Opišite AI-u projekt kao da ga objašnjavate novom kolegi i tražite da iz toga napravi upute:

Pomozi mi napisati upute za projekt u koji ću dodati lokalni folder.

O projektu: [dvije do tri rečenice o tome što radimo i zašto]
Projekt je: [interni / za klijenta]
Moja uloga: [...]
Kako želim da mi pomažeš: da vodiš odluke i otvorena pitanja, pratiš promjene u dokumentima i pišeš draftove statusa i mailova.

Ako ti nešto nedostaje, pitaj me prije nego napišeš upute.
Upute neka budu kratke, najviše 250 riječi, u markdownu.

Obavezno ih pregledajte i izbrišite sve što vam ne odgovara. Model voli dodati općenita pravila tipa „budi profesionalan", koja ne mijenjaju ništa. Na kraju provjerite da su unutra dva pravila iz predloška: da dokumente koje ste dodali ne mijenja i da sve nepotvrđeno označi i pita vas.

Korak 3: Kreirajte projekt s lokalnim folderom

Claude Cowork

1. Otvorite Claude desktop aplikaciju i prebacite se na Cowork.
2. U Projektima kreirajte novi projekt i dodajte lokalni folder.
3. Imenujte projekt i zalijepite upute u upute projekta.
4. Kad aplikacija zatraži pristup, provjerite je li to stvarno taj folder, a ne neki iznad njega s puno drugih stvari.

ChatGPT Work

1. Otvorite ChatGPT desktop aplikaciju i prebacite se na Work.
2. Kreirajte novi projekt i dodajte lokalni folder, pa odobrite pristup.
3. Dodajte upute. Ako ne vidite polje za upute, spremite ih u folder kao upute.md i u prvoj poruci napišite: „Pročitaj upute.md i drži se tih pravila u cijelom radu s ovim folderom."

U oba alata aplikacija treba biti otvorena dok AI radi s lokalnim datotekama.

Korak 4: Prvi zadatak

Analiziraj datoteke u folderu i upute projekta.

1. Predloži strukturu foldera i pričekaj moju potvrdu prije nego išta premjestiš.
2. Napravi dokument s odlukama i dokument s otvorenim pitanjima iz onoga što već postoji. Za svaku odluku navedi izvor.
3. Na kraju mi napiši popis stvari koje nisi mogao jasno svrstati.

Kad potvrdite strukturu i AI napravi dokumente, otvorite odluke i za nekoliko njih otvorite izvor i provjerite piše li tamo stvarno to. Ovo je trenutak kad vidite kako AI razumije vaše materijale. Ako griješi uvijek na isti način, dopišite pravilo u upute.

Evo kako dokument s odlukama izgleda nakon par sastanaka:

# Odluke

## 2026-09-03

- Tjedni status ide timu i sponzoru petkom do 12h.
  Odlučila: Ivana Ivanić. Izvor: sastanci/2026-09-03_kickoff.md

## 2026-09-10

- Druga faza kreće tek nakon testiranja s pet korisnika.
  Odlučili: Ivana Ivanić i Marko Marić. Izvor: sastanci/2026-09-10_status.md
- Budžet za vanjsku agenciju ostaje isti. [NIJE POTVRĐENO]
  Izvor: ulazni_materijali/plan_v2.pdf, str. 4

Korak 5: Svakodnevni rad

Od sad u folder dodajete nove materijale (bilješke sa sastanaka, prezentacije, nove verzije dokumenata) i promptate. Ovo su promptovi koje najčešće koristim.

Nakon sastanka

Dodala sam bilješke s današnjeg sastanka i novu verziju plana. Provjeri što se promijenilo, ažuriraj odluke i otvorena pitanja i draftaj kratki update za tim.

Tjedni status

Iz bilješki i odluka ovaj tjedan napiši status u pet rečenica: što je gotovo, što kasni i što treba odluku. Bez uvoda i zaključka.

Nova verzija dokumenta

Dodala sam novu verziju ponude. Usporedi je s prethodnom, upiši što se promijenilo u otvorena pitanja i pripremi pitanja za klijenta.

Prije sastanka

Sutra imam status sastanak. Izvuci mi sve što je otvoreno dulje od dva tjedna i tko to treba riješiti.

Nova osoba na projektu

Kolegica se od ponedjeljka priključuje projektu. Napravi joj pregled na jednu stranicu: cilj, ključne odluke, otvorena pitanja i kome se za što obratiti.

Kad se ne sjećate

Nisam sigurna jesmo li potvrdili budžet za drugu fazu. Nađi gdje se o tome odlučivalo i citiraj točnu rečenicu iz izvora.

Mailovi, Slack i kalendar: konektori

Ne mora sve biti u folderu. Ako ste na Claude ili ChatGPT spojili Gmail, Slack ili kalendar, AI može povući informacije i odande i zapisati ih u dokumente projekta:

Prođi mailove i Slack poruke o projektu iz zadnjih 7 dana. Sve što izgleda kao odluka ili otvoreno pitanje upiši u odluke i otvorena pitanja, s datumom i pošiljateljem poruke kao izvorom.

Folder tako ostaje mjesto na kojem je sve zapisano, a mailovi i poruke ostaju gdje jesu. Konektorima ja dajem „always allow" samo za čitanje, a za sve što šalje, piše ili briše uvijek „ask for permission". Sve što je AI izvukao iz poruka provjerite, jer se u mailovima dogovori često promijene u trećoj rečenici.

Tko što radi

Vi dodajete materijale, donosite odluke i čitate sve prije nego ode dalje. AI slaže, zapisuje, uspoređuje, traži i drafta. Kad AI ažurira odluke, otvorite dokument i pročitajte što je novo. Traje minutu, a to je jedini način da budete sigurni da u njemu piše ono što se stvarno dogodilo.

Gdje ovo ne radi i gdje treba oprez

• Loše bilješke daju loš dnevnik odluka. Ako na sastanku nitko nije zapisao odluku, AI je neće naći. Folder vam neće zamijeniti bilježenje, samo sređivanje.
• Model može krivo pripisati. Krivo ime uz odluku ili prijedlog zapisan kao dogovor su najčešće greške. Zato uvijek pregledavate prije slanja.
• AI u folderu smije pisati. To znači da može i nešto prepisati ili premjestiti. Povijest verzija i pravilo „pitaj prije brisanja i premještanja" su vaša zaštita.
• Povjerljivi materijali. Sve što AI pročita iz foldera šalje se modelu na obradu, isto kao da ste to zalijepili u chat. Ugovore i osobne podatke ubacujte samo ako to dopuštaju pravila vaše firme i klijenta.
• Za jednokratne zadatke ovo je višak. Ako trebate jedan mail ili brzo pitanje, običan chat je dovoljan.

Za idućih 30 minuta

Odaberite jedan projekt, napravite folder, ubacite brief i zadnje bilješke, kreirajte projekt u Coworku ili ChatGPT Worku i pošaljite prompt iz koraka 4. Onda provjerite koliko je toga točno izvukao. Javite mi kako je prošlo ❤️